「了解しました」と「承知しました」、ビジネスメールでどちらを使うべきか迷ったことはありませんか？実はこの2つは敬意のレベルが異なり、使い分けが必要です。上司や取引先に対して適切な表現を使えるよう、正しい使い分けを身につけましょう。
「了解しました」と「承知しました」の違い
「了解しました」の位置づけ
「了解しました」は、同僚や部下に対して使う表現です。
- 丁寧語ではあるが、謙譲の意味が弱い
- 対等な関係で使う
- 上司や取引先には不適切とされることが多い
「承知しました」の位置づけ
「承知しました」は、上司や取引先に対して使う表現です。
- 謙譲の意味が強い
- 目上の人に対して使う
- ビジネスシーンで最も無難な表現
よくある間違い例と正しい使い方
不適切な使い方
- × 「部長、了解しました」（上司に対して使用）
- × 「お客様、了解いたしました」（取引先に対して使用）
正しい使い方（承知しました）
- ○ 「部長、承知しました」
- ○ 「お客様、承知いたしました」
- ○ 「ご指示の件、承知いたしました」
「了解しました」を使える場面
- ○ 「同僚Aさん、了解しました」
- ○ 「部下Bくん、了解しました」
- ○ 「チームメンバーへ：了解しました」
覚え方・使い分けのコツ
上司・取引先には「承知しました」、同僚・部下には「了解しました」と覚えましょう。
判断基準
| 相手 | 適切な表現 | 理由 |
|---|---|---|
| 上司 | 承知しました | 謙譲の意味が必要 |
| 取引先 | 承知しました | 丁寧さが必要 |
| 同僚 | 了解しました | 対等な関係 |
| 部下 | 了解しました | 立場が上 |
さらに丁寧な表現
より丁寧に言いたい場合
- ○ 「かしこまりました」（最も丁寧）
- ○ 「承知いたしました」（丁寧）
- ○ 「承りました」（格式が高い）
カジュアルな場面
- ○ 「了解です」（社内チャットなど）
- ○ 「わかりました」（口頭での会話）
よくある質問（FAQ）
Q. 「了解いたしました」なら上司に使える？
A. 「いたしました」を付けても、基本的には同僚・部下向けの表現です。上司には「承知しました」を使う方が無難です。
Q. メールでは「承知しました」、口頭では「了解しました」？
A. いいえ、口頭でも上司には「承知しました」を使いましょう。メールも口頭も、相手に応じて使い分けます。
Q. 「了解」は軍隊用語だから失礼？
A. 確かに軍隊用語として使われていた歴史がありますが、現代では一般的なビジネス用語です。ただし、目上の人には「承知」を使う方が適切です。
Q. 社内チャットでも「承知しました」を使うべき？
A. 社内チャットでは、上司には「承知しました」、同僚には「了解です」のようにカジュアルに使い分けても問題ありません。
Q. 「かしこまりました」と「承知しました」の違いは？
A. 「かしこまりました」の方がより丁寧で、接客業や重要な取引先に対して使います。「承知しました」は一般的なビジネスシーンで広く使えます。
まとめ
- 上司・取引先には「承知しました」を使う
- 同僚・部下には「了解しました」でOK
- より丁寧にしたい場合は「かしこまりました」
- メールでも口頭でも、相手に応じて使い分ける
- 迷ったら「承知しました」が無難
正しい敬語を使うことで、ビジネスシーンでの信頼性が高まります。「承知しました」と「了解しました」を正しく使い分けましょう。
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